Unbezahlte Rechnungen

Wie behält man am besten den Überblick?

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Magdalena Zimprich

Veröffentlicht am 15.9.2014

Offene Rechnungen – was tun?

Jeder kennt das, man verfasst eine Rechnung für geleistete Dienste, setzt vielleicht sogar eine recht großzügige Frist und trotzdem schafft es der Kunde nicht rechtzeitig zu bezahlen. Man muss also dem Geld nachlaufen. Soll man den Kunden anrufen und nachfragen, schickt man eine Zahlungserinnerung oder gar gleich eine Mahnung oder ist es doch besser sich noch etwas in Geduld zu üben und zu hoffen, dass das Geld von alleine kommt.

Die Entscheidung hängt wohl zumindest teilweise vom betreffenden Kunden ab. Ist es ein langjähriger Kunde, der seine Rechnungen sonst immer höchst pünktlich bezahlt, dann ist die Rechnung wohl nur untergegangen und es empfiehlt sich eine kurze, freundliche Erinnerung, wenn es aber ein neuer Kunde ist, der eigentlich großes Potential für die Zukunft zeigt (vorausgesetzt die Zahlungsmoral bessert sich), ist man wohl hin- und hergerissen zwischen der Gefahr, den Kunden durch eine zu offensive Geldeinforderung zu vergraulen, und dem Risiko durch die angezogenen Samthandschuhe auf der offenen Rechnung sitzenzubleiben.

Da es leichter ist von den Samthandschuhen zu einer fordernderen Ansprache zu wechseln, empfiehlt es sich auf jeden Fall zuerst höflich und gemäßigt an die offene Rechnung zu erinnern, sollte aber die gewünschte Reaktion oder gar jede Rückmeldung ausbleiben, muss man seine Vorgehensweise natürlich anpassen und im extremsten Fall gerichtliche Schritte setzen, um die eigene Forderung durchzusetzen und das Geld zu bekommen, das einem zusteht.

Viele Rechnungen – wenig Überblick

Dass das Mahnwesen an sich eine mühsame Sache ist, ist gar keine Frage, aber viel schlimmer ist die Lage dann, wenn man gar den Überblick über die eigenen, gestellten Rechnungen verliert. Die Gefahr ist besonders dann hoch, wenn man seine Rechnungen einzeln händisch in einem Textverarbeitungsprogramm, wie zum Beispiel Word, anlegt und dann in einem anderen Programm, Excel, eine Liste mit einem Rechnungsüberblick führt. Wenn man dann versehentlich mal eine Rechnung nicht einträgt, verliert man schnell den Überblick. In diesem Fall bleibt es nur zu hoffen, dass der Kunde kein säumiger Zahler ist, sondern auch ohne extra Einladung den verrechneten Betrag überweist, ansonsten hat man in dem Fall dann wohl gratis gearbeitet, da ja nie auffällt, dass die Rechnung nicht bezahlt wurde.

In einem anderen Szenario vergisst man möglicherweise überhaupt eine Rechnung zu stellen; der Auftrag ist erledigt, aber dem Kunden nicht verrechnet worden. Kann und will man da auf die Ehrlichkeit des Kunden vertrauen, der die fehlende Rechnung von sich aus anspricht? Wahrscheinlich nicht.

Wenn man wenige, große Kunden hat, ist es natürlich leichter den Überblick zu behalten und man wird nicht so schnell an die Grenzen einer kombinierten Word/Excel-Lösung stoßen, aber wenn im Unternehmen viele, kleinere Rechnungen gestellt werden, fallen leichter mal ein paar durch den Rost. Als Unternehmer hat man ja aber nichts zu verschenken, also was tun?

Alles auf einen Blick

Eine gute Verwaltungssoftware, wie Unternehmen2go, greift Ihnen dabei unter die Arme. So werden automatisch die erstellen Aufträge übersichtlich in einer Liste festgehalten inklusive dem Status in dem sie sich befinden. Wenn ein Auftrag abgeschlossen ist, lässt sich leicht die entsprechende Rechnung erstellen und verschicken und ohne zusätzlichen Aufwand wird das gesetzte Fälligkeitsdatum erfasst und übersichtlich angezeigt. Ist das Fälligkeitsdatum überschritten und es wurde noch keine Einzahlung erfasst, wird die Rechnung in die Mahnungsübersicht kopiert. Ab dem Zeitpunkt kann es dann, wie gesagt, Sinn machen, den Kunden an die offene Zahlung zu erinnern. Dafür stellt Unternehmen2go jeweils 3 deutsch- und englischsprachige Vorlagen bereit, die bequem per E-Mail versendet werden können.

Überzeugt euch doch selbst, wie übersichtlich und einfach die Rechnungslegung mit Unternehmen2go abläuft und registriert euch für die unverbindliche, 14-tägige Testphase. So seht ihr dann auch gleich, wobei euch Unternehmen2go in der Verwaltung noch unterstützen kann.

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Magdalena Zimprich