5 No-Gos bei ERP-Lösungen

Was Sie bei der Auswahl beachten müssen!

Magdalena Zimprich

Veröffentlicht am 2.7.2014

Als Unternehmer kommt man früher oder später zu dem Punkt, wo die Verwaltung zu kompliziert wird, um weiter auf Excel-Listen und Word-Rechnungen zu setzen. Ab diesem Moment ist es ratsam sich nach einer passenden ERP-Softwarelösung umzusehen. Allerdings ist das Angebot am Markt recht unübersichtlich und da fällt die Entscheidung oft schwer. 

Aus diesem Grund wollen wir hier ein paar Richtlinien präsentieren, die man auf jeden Fall beachten sollte, wenn man sich für eine Software entscheidet. 

Versteckte Kosten

Bei der Anschaffung eines ERP-Systems kann man sich prinzipiell zwischen zwei verschiedenen Typen entscheiden. Entweder man kauft sich eine Software und installiert sie auf dem eigenen Server oder man mietet die Software, auch bekannt als Saas (Software as a Service), und greift dann über das Internet darauf zu; die Daten werden dann in der Cloud gespeichert. Während im zweiten Fall natürlich laufende Kosten entstehen (→ Miete), könnte man im ersten Fall davon ausgehen, dass es sich nur um Anschaffungskosten handelt. Aber Achtung, bei vielen ERP-Lösungen fallen auch nach dem Kauf noch regelmäßig Lizenz- oder Wartungskosten und dergleichen an. 

Davon abgesehen sind die Anschaffungskosten vieler ERP-Systeme für kleine Unternehmen oft sowieso nicht finanzierbar, da zusätzlich zur ERP-Software meist auch noch die Hardware aufgerüstet werden muss. Im Falle der Cloud-Lösung wird die Hardware zur Speicherung, etc., vom Betreiber virtuell zur Verfügung gestellt. 

One size fits all

Obwohl für kleine Unternehmen standardisierte Softwarelösungen naheliegend sind, da der Kostenfaktor meist im Vordergrund steht, sollte man doch ein paar grundlegende Dinge beachten. Zum Beispiel sollte es eine Lösung sein, die auf das Standortland des Unternehmens zugeschnitten ist, dies empfiehlt sich vor allem aus steuerrechtlichen Gründen, da man sich ja als österreichisches Unternehmen nicht mit den deutschen Steuersätzen rumärgern möchte. 

Aber auch wenn die regionale Ausrichtung passt, sollten noch ein paar andere Aspekte beachtet werden. Das hängt beispielsweise von der eigenen Branche ab, da es in manchen Fällen branchenspezifische Lösungen gibt, wie zum Beispiel für die Industrie mit Schwerpunkt auf den Fertigungsprozess. Aus diesem Beispiel wird schon klar, dass die Zielgruppe von branchenspezifischen Lösungen häufig große Unternehmen sind.

Die Katze im Sack kaufen

Bevor man sich für eine Software entscheidet, ist es wichtig so viel wie möglich über die Software zu erfahren. Informationen auf der firmeneigenen Homepage sind zwar schön und gut, aber als Außenstehender kann man kaum beurteilen, ob man die Lobpreisungen für bare Münze nehmen kann, oder ob nicht doch etwas dick aufgetragen wird. Daher empfiehlt es sich die Software zu testen bevor man sich entscheidet. Viele Anbieter von Cloud-Softwarelösungen bieten entweder eine öffentlich zugängliche Demo-Version an oder eine Testphase mit eigener Umgebung für eine bestimmte Dauer. Diese Testphase sollte man auf jeden Fall in Anspruch nehmen, denn nur so erfährt man Genaueres über die gebotenen Funktionalitäten, aber auch die Benutzerfreundlichkeit lässt sich so am besten beurteilen. Kann die Software die Dinge, die ich unbedingt brauche? Wenn eine Funktion fehlt, ist das ein Knock-Out Kriterium, oder nur halb so schlimm? Muss ich mich plötzlich mit zusätzlichen Aufwänden herumschlagen, die vorher vielleicht gar nicht angefallen sind, oder von meinem Steuerberater erledigt wurden, oder unterstützt mich die Software tatsächlich in meinen tagtäglichen admnistrativen Tätigkeiten und erleichtert mir so meine Verwaltung. Nur ein sorgfältiger Test wird mir helfen können, diese Fragen zu beantworten. 

Sollte ein Softwareanbieter keine Demoversion zur Verfügung stellen, sollte man auf jeden Fall nachfragen, welche anderen Möglichkeiten es gibt, einen besseren Einblick in die Software zu bekommen. Man könnte beispielsweise um eine Demonstration bitten, oder den Kontakt zu einem anderen Kunden des Anbieters suchen und ihn um eine Bestandsaufnahme bitten. 

One-Man Show

Manche Softwarelösungen sind nur für EPUs und Freelancer geeignet, und obwohl das vielleicht am Anfang ausreichend ist, will man die Möglichkeit einer Unternehmensvergrößerung doch wohl nicht kategorisch ausschließen (müssen). Daher ist es empfehlenswert, darauf zu achten, dass die ERP-Lösung in der Anzahl der Nutzer erweiterbar ist. Der Bedarf an Erweiterungen endet natürlich nicht bei zusätzlichen Mitarbeitern; durch Unternehmenswachstum kann der benötigte Funktionsumfang wachsen und auch diese Art von Erweiterungen sollte möglich sein. Dies könnte beispielsweise durch die Zuschaltung zusätzlicher Module möglich sein, oder durch völlig individualisierte Möglichkeiten, die auf die eigenen Bedürfnisse eingehen. 

Bindung fürs Leben

Auch wenn man sich noch gar nicht entschieden hat, welches ERP-System denn nun das Richtige für das eigene Unternehmen ist, sollte man sich doch auch schon damit auseinandersetzen, was passiert, wenn man den Anbieter später einmal wechseln will. Einerseits ganz simpel, wie lange ist man gebunden, wie sieht das Kündigungsrecht aus? Kann man relativ spontan wechseln, oder fallen die laufenden Kosten sowieso noch für das restliche Jahr an? 

Aber die viel entscheidendere Frage ist wohl, wird mir der Umstieg einfach gemacht, oder werden mir hier Steine in den Weg gelegt? Sprich, kann ich meine Daten in einer Weise exportieren, dass ich sie in ein neues System einspielen kann? Der Datenexport kann aber natürlich auch schon im laufenden Betrieb ein Entscheidungskriterium sein. Muss ich für den Steuerberater jede Rechnung einzeln abspeichern, oder gibt es hier die Möglichkeit alle PDFs in eine Datei zusammenzufassen?

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