Zeiterfassung

Tipps und Tricks

Magdalena Zimprich

Veröffentlicht am 18.6.2014

Arbeitszeit erfassen im Handumdrehen

Die Erfassung der Arbeitszeit ist bei Unternehmen mit Angestellten verpflichtend, und das unabhängig von der Art des Dienstvertrags. So muss beispielsweise auch ein Mitarbeiter mit All-In Vertrag seine Arbeitszeit schriftlich festhalten. Aber auch für Unternehmer ohne Mitarbeiter oder Freelancer kann es interessant sein, die eigene Arbeitszeit zu erfassen, auch wenn es in diesem Fall keine gesetzlichen Vorschriften gibt. Trotzdem lässt sich so leicht festhalten, wie viel Zeit man tatsächlich im Büro bzw. bei der Arbeit verbringt. 

Sollten Sie Unternehmen2go als EPU oder Freelancer nutzen und die Zeiterfassung ausschließlich für sich selbst nutzen, brauchen Sie die Checkliste nicht abarbeiten, sondern können gleich loslegen. Einfach bei Arbeitsebeginn einloggen und am Ende des Tages wieder ausloggen und wenn es Sie interessiert, die Statistik abrufen. 

Zeiterfassung der Mitarbeiter

Damit aber auch Ihre Mitarbeiter die Zeiterfassung mit Unternehmen2go durchführen können, gibt es ein paar kleine Voreinstellungen, die getroffen werden müssen. Um diese Einstellungen vorzunehmen braucht der Benutzer Managerrechte im Bereich Personal, es empfiehlt sich also, dass der Chef das durchführt. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Managerrechte für das Personal geben, könnten sie beispielsweise auch ihren eigenen Urlaub bestätigen und diese Rechte möchten Sie wohl nicht aus der Hand geben. 

Um die Zeiterfassung voll nutzen zu können, muss der Benutzer einen zugeordneten Mitarbeiter-Account mit gültigem Dienstvertrag haben. Im Dienstvertrag wird beispielsweise festgelegt, wie viele Wochenarbeitsstunden der Mitarbeiter hat und wie diese über die Woche verteilt sind. Diese Arbeistezeiten werden dann auch in der Auswertung angedruckt und mit der tatsächlichen Arbeistszeit verglichen, um die angefallenen Überstunden zu berechnen. 

Neben dem Dienstvertrag ist es auch wichtig, jedem Mitarbeiter die offiziellen Feiertage zu genehmigen. Im Menüpunkt "Personal" können Sie unter "Konfigurationen" - "Importiere Vorlagen" die aktuellen österreichischen Feiertage importieren und dann unter "Feiertage" - "Importiere Feiertage" für alle Mitarbeiter auf einmal genehmigen. Die Liste mit den österreichischen Feiertagen wird von uns jedes Jahr rechtzeitig bereitgestellt; Sie müssen dann nur noch im Dezember daran denken sie wieder zu importieren. Sollten Sie Mitarbeiter mit anderen Konfessionen haben oder internationale Standorte mit anderen Feiertagen, können Sie das mitarbeiterspezifisch im Menüpunkt "Feiertage" auch einzeln anlegen. Ein Beispiel hierfür ist der Karfreitag für Anhänger des evangelischen Glaubens. 

Ein anderer jährlicher Aufwand ist die Zuschreibung des Urlaubsanspruchs für jeden Mitarbeiter. Der Urlaubsanspruch wird in Tagen angegeben und kann individuell für jeden Mitarbeiter gebucht werden. Dabei muss man angeben, ab wann es effektiv sein soll. Es ist also möglich den Urlaubsanspruch für alle Mitarbeiter einmal jährlich zu verbuchen und trotzdem die verschiedenen Eintrittstermine der Mitarbeiter in Betracht zu ziehen. 

Auswertung der Zeiterfassung

Am Monatsende drückt der Mitarbeiter dann "Dem Manager vorlegen" und so können keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Die Auswertung zeigt dann die Anwesenheitszeit für jeden Tag und welche Differenz das zur geplanten Anwesenheitszeit ergibt. Die Überstunden werden auch aufsummiert über das ganze Monat und dann zusammengezählt zu Überstundenbeständen früherer Perioden. Das gleiche gilt für den Urlaub. Auf einen Blick erkennt man, wie viel Urlaubsanspruch der Mitarbeiter noch hat und wie viel Urlaub in diesem Monat verbraucht wurde. 

Neben der Arbeitszeit werden Urlaub, Krankenstand und Andere (dazu zählen die Feiertage) gesondert aufgelistet. 

So behalten sowohl Sie als auch Ihre Mitarbeiter den Überblick über die Arbeitszeiten. Und sollte das FInanzamt einmal mit einer Lohnsteuerprüfung an Ihre Tür klopfen, brauchen Sie nur unter "alle Zeiterfassungen" rechts oben das Kästchen mit "Zu Genehmigen" wegklicken,alle (relevanten) Zeiterfassungen mit der Checkbox auswählen und dann in der Leiste oben "Drucken" - "Auswertung Zeiterfassung" auswählen und das PDF abspeichern bzw ausdrucken und schon können Sie die gewünschten Unterlagen vorlegen. 

Probieren Sie es am besten gleich aus und registrieren sich für Unternehmen2go: 

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