Rechnungen schreiben mit Unternehmen2go

professionelle Rechnungen erstellen und verschicken

Magdalena Zimprich

Veröffentlicht am 30.7.2014

Rechnungen verfassen leicht gemacht

Wer eine Leistung erbringt, will dafür bezahlt werden und daher ist es eben notwendig, dass Sie Rechnungen schreiben und verschicken. Grundsätzlich bietet Ihnen Unternehmen2go hier zwei Möglichkeiten. Entweder Sie erstellen eine Rechnung indem Sie die verkauften Produkte oder die erbrachten Dienstleistungen auswählen, oder Sie nehmen das zugrundeliegende Angebot und erzeugen direkt daraus eine Rechnung. Wie man sich auch entscheidet die Rechnung anzulegen, in jedem Fall kann die fertige Rechnung per E-Mail versendet oder zum Verschicken ausgedruckt werden.

Da Unternehmen2go eine Browser-basierte Software ist, können Sie Ihre Rechnungen online schreiben und auch von unterwegs sofort verschicken.

Rechnungen aus bestehendem Angebot

Wenn der Rechnung ein bestehendes Angebot bzw. ein Auftrag zugrunde liegt, wie in dem Bild, dann muss man nur den Button "Erzeuge Rechnung" drücken und der Auftrag wird in eine Rechnung verwandelt. Anschließend hat man natürlich noch die Möglichkeit die Rechnung anzupassen. Z.B.:

  • veränderte Mengeneinheiten
  • Zahlungsbedingungen
  • Rechnungsdatum
  • Rabatt/Preisaufschlag

Danach muss man die Rechnung nur noch genehmigen und buchen und schon kann sie an den Kunden verschickt werden. 

Übrigens: sollte sich an dem Angebot öfter etwas geändert haben, kann man das durch die Historie unter dem Auftrag sehr gut nachvollziehen. Auch der zeitliche Ablauf ist so übersichtlich dargestellt und zusätzlich hat man die Möglichkeit Kommentare zu hinterlassen, falls man zusammen mit Kollegen daran arbeitet bzw. um eine Urlaubsvertretung auf den neuesten Stand zu bringen.  

Rechnungsentwurf

Will man eine Rechnung erstellen ohne sich auf ein Angebot zu beziehen, wählt man im Menü "Finanzen" - "Ausgangsrechnungen" den Punkt "Anlegen" und beginnt mit dem Bildschirm, der rechts abgebildet ist. 

Zuerst muss man einen Kunden auswählen und basierend darauf werden dann auch die Felder Steuerzuordnung und Zahlungsbedingungen vorausgefüllt, sofern diese beim Kunden hinterlegt sind. Zahlungsbedingungen können aber natürlich auch individuell für jede Rechnung angepasst werden. 

Nachdem man den Kunden ausgewählt hat, kann man sich die benötigten Produkte aus der eigenen Datenbank heraussuchen. Wenn es sich jedoch um individuelle Leistungen handelt, kann man diese einfach im Buchungstext vermerken, den passenden Preis dafür eingeben und verhindert so, dass die Produktdatenbank durch einmalige Leistungen unübersichtlich wird. 

Danach kann man die Rechnung abspeichern, oder direkt genehmigen und buchen, wenn alles passt. Somit erhält die Rechnung ihre fortlaufende Nummerierung

Die Rechnung

Die fertige Rechnung kann nun versendet werden. Sofern ein Postausgangsserver konfiguriert wurde (Details dazu finden Sie in unserem Tutorial E-Mail Kommunikation), wählen Sie den Button "Per E-Mail versenden" und das Nachrichtenfenster, das weiter unten abgebildet ist, öffnet sich. Die E-Mail Adresse, die Sie beim Kunden hinterlegt haben, wird automatisch eingefügt zusammen mit der E-Mail Vorlage, die von uns zur Verfügung gestellt wird. Sollten Sie einen anderen Text bevorzugen, können Sie die Änderungen entweder direkt im E-Mail vornehmen, oder Sie ändern die E-Mail Vorlage direkt unter "Finanzen" - "Verschiedenes" - "E-Mail Vorlagen", damit die Änderungen auch für spätere E-Mails übernommen werden. 

Die Rechnung selbst wird als PDF mitverschickt und ist gleich daneben abgebildet. 

Das E-Mail wird nicht nur an den Kunden, sondern auch an die sogenannten "Follower" der Rechnung versendet. Sollten Sie also mit Kollegen gemeinsam für einen Kunden verantwortlich sein, haben Sie so die Möglichkeit diese automatisch zu informieren, dass die Rechnung verschickt wurde. Sie erzielen damit den gleichen Effekt, als würden Sie Ihren Kollegen im E-Mail als BCC-Adressat eingeben.

Einzahlung erfassen

Sobald der Kunde die Rechnung bezahlt hat, können Sie bequem die Einzahlung erfassen. Sollte der Kunde nur einen Teilbetrag überweisen, können Sie das auch problemlos verbuchen. Wenn die Differenz minimal ist, haben Sie die Möglichkeit, die Rechnung trotz fehlender Teilsumme als vollständig bezahlt abzuhaken. 

Sollte der Kunde jedoch säumig sein und die Zahlungsfrist verstreichen lassen, unterstützt Sie Unternehmen2go natürlich auch bei der Mahnung. Mehr dazu erfahren Sie in einem späteren Beitrag. 

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