Mahnwesen

keine offenen Rechnungen mehr übersehen

Magdalena Zimprich


Veröffentlicht am 26.02.2015

Wer eine Leistung erbringt, möchte zu recht bezahlt werden. Wie man mit Unternehmen2go eine professionelle Rechnung erstellt wurde an dieser Stelle bereits beschrieben. Manchmal ist das allerdings nicht der letzte Schritt im Verkaufsprozess. Als Unternehmer darf man auch nicht aus den Augen verlieren, ob die Rechnung tatsächlich rechtzeitig bezahlt wird.

Was ist rechtzeitig?

Man kann in den Einstellungen eine Zahlungsbedingung als Standard festlegen, beim Kunden eine abweichende Zahlungsbedingung hinterlegen, oder eine rechnungsspezifische Zahlungsbedingung verwenden. Wenn man keine Zahlungsbedingung verwendet, wird angenommen, dass der Betrag sofort fällig ist, es wird jedoch auf der Rechnung nicht angedruckt.

Sobald das Fälligkeitsdatum erreicht ist, geschehen zwei Dinge. In der Übersicht „Ausgangsrechnungen“ ist die besagte Rechnung in roter Schrift angeführt, um sich von den anderen Rechnungen abzuheben und zusätzlich wird der Kunde nun im Menü „Mahnungen“ angezeigt. Diese zwei Punkte fallen allerdings nur auf, wenn man aktiv in eine dieser Übersichten hinein navigiert. Das liegt daran, dass Unternehmen2go zwischen überfällig und mahnbar unterscheidet. Gerade wenn eine Rechnung sofort fällig ist, wäre es ja sinnlos, wenn postwendend die Mahnungserinnerung einginge, nur weil der Fälligkeitstag bereits erreicht ist. Die Voreinstellung für die 1. Mahnstufe ist 7 Tage nach Fälligkeit. Danach gibt es noch eine Stufe nach 20 und nach 30 Tagen. Diese Stichage sind aber einfach anpassbar, wenn sie Rechnungen früher oder später als mahnbar einstufen möchten. Genauso ist es auch problemlos möglich mehr oder weniger Mahnstufen als vorgeschlagen einzustellen.

Wenn nichts verändert wurde, gibt es die besagten 3 Mahnstufen und jeder Mahnstufe ist eine E-Mail Vorlage (deutsch und englisch) zugeordnet, die per Knopfdruck verschickt werden kann (siehe markiertes Briefsymbol in Screenshot 1). Wenn man das Mahn-E-Mail verschickt hat, wird das auch in der Übersicht festgehalten, damit man nicht versehentlich doppelt das gleiche E-Mail versendet. In Screenshot 2 sieht man in der Spalte "Letzte Aktion" wann das 1. Mahn-E-Mail versendet wurde und mit welchem Betreff.

Jedem Mahn-E-Mail ist auch immer ein PDF beigefügt mit den aktuellen Informationen zu fälligen Zahlungen von dem jeweiligen Kunden. Dieses PDF inkludiert alle offenen Rechnungen des Kunden, jeweils aufgeschlüsselt, ob die Zahlungsfrist bereits überschritten ist oder nicht. 

Änderungen im Mahnwesen

Sollten die voreingestellten Möglichkeiten nicht der eigenen Unternehmensphilosophie entsprechen, können Änderungen sehr leicht durchgeführt werden. Im Menü „Finanzen“ findet man in der linken Spalte den Punk „Mahnstufen“ (siehe Screenshot 3). Da die verschiedenen Mahnstufen in der internen Logik mit anderen Prozessen verknüpft sind, ist es nicht möglich sie zu löschen. Stattdessen empfiehlt es sich einfach die gewünschten Informationen anzupassen. Soll die erste Zahlungserinnerung schon nach 3 Tagen verschickt werden? Dann einfach auf „1. Mahnung“ klicken, auf „Bearbeiten“ gehen und statt 7 die Zahl 3 eintragen im Feld „Zahlungsverzug (Tage)“.

Auch die E-Mail Texte können an die eigenen Vorstellungen angepasst werden. Es empfiehlt sich allerdings bestehende Texte zu bearbeiten, statt völlig neue zu erstellen. Wenn man die Vorlagen nicht überschreiben möchte, kann man das gewünschte E-Mail auch einfach duplizieren (siehe Screenshot 4) und den Text ausbessern. Wenn man internationale Kunden hat, empfiehlt es sich auch gleich den englischen Text anzupassen, damit man nicht darauf vergisst. Dafür muss man zuerst den deutschen Text speichern und dann erneut auf bearbeiten gehen. Rechts oben in den Textfeldern ist ein Symbol sichtbar, das zum Übersetzungsbereich führt (siehe Screenshot 5).

Erinnerungen

Wenn nun eine Rechnung überfällig ist, gibt es zwei Arten der Erinnerung, damit diese wichtige Information nicht verloren geht. Einmal täglich in der Nacht läuft eine Überprüfung, ob sich bei den Mahnstufen etwas verändert hat. Sollte dies der Fall sein, wird einerseits eine Nachricht, die im Menüpunkt Nachrichten aufscheint und andererseits (sofern der Postausgansserver konfiguriert ist), erhält der Verantwortliche auch ein E-Mail zugeschickt. 

In Screenshot 1 scheinen 2 Kunden auf, wovon einer (Kunde C) zwar eine überfällige Rechnung aufweist, aber die Frist erst seit drei Tagen verstrichen ist; daher ist noch keine Mahnstufe zugeordnet. Der andere Kunde (Kunde A) hätte bereits vor 13 Tagen bezahlen müssen, daher wurde ihm Mahnstufe 1 zugeordnet. Das ist bereits vor ein paar Tagen passiert und an mich wurde eine Erinnerung per E-Mail versendet. Wie die Nachricht in Unternehmen2go selbst aussieht, zeigt Screenshot 6. 

Screenshot 1: Übersicht der Kunden mit überfälligen Rechnungen
Screenshot 2: Mahnung versendet
Screenshot 3: Mahnstufen
Screenshot 4: Mahn-E-Mail duplizieren
Screenshot 5: Symbol für Shortcut zu Übersetzungen
Screenshot 6: Erinnerung als Nachricht in Unternehmen2go

Also gleich in die eigene Datenbank einloggen und durchklicken, oder als Neukunde für die unverbindliche 14-tägige Testphase anmelden und ausprobieren. 

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