E-Mail Kommunikation

Integration von Unternehmen2go mit Ihrer E-Mail Kommunikation

Magdalena Zimprich

Veröffentlicht am 27.6.2014

Um Unternehmen2go optimal nützen zu können, empfiehlt es sich Unternehmen2go mit der eigenen E-Mail Adresse zu verknüpfen. So ist es beispielsweise möglich Angebote und Rechnungen direkt aus Unternehmen2go zu versenden, anstatt das PDF abspeichern zu müssen, um die Datei dann via einem zusätzlichen E-Mail Programm verschicken zu müssen. Als zusätzlicher Bonus kommt noch dazu, dass man damit auch einen besseren Überblick darüber, wann Sie was versendet haben. Jedes Angebot und jede Rechnung ist mit einer eigenen Historie versehen, wie sie rechts im Bild zu sehen ist. Daraus lässt sich auf einen Blick ablesen, welcher Verkäufer das Angebot versendet hat und wann. 

Postausgangsserver konfigurieren

Um diese Funktionen nützen zu können, müssen Sie den Postausgangsserver konfigurieren. Dazu wählen oben in der Menüleiste den Punkt „Einstellungen“ und unter dem Menüpunkt „allgemeine Einstellungen“ können Sie den Postausgangsserver zur Konfiguration auswählen. Der Button „Anlegen“ öffnet das folgende Menü:

Um den SMTP-Server zu konfigurieren, benötigen Sie einige Angaben zu Ihrer E-Mail Adresse: Das Feld „Beschreibung“ können Sie frei befüllen. Die Bezeichnung des SMTP-Servers hängt der Art Ihrer E-Mail Adresse ab. Einen guten Überblick über die nötigen Angaben für verschiedene E-Mail Anbieter finden Sie hier. Wenn Sie sich bei der Verbindungssicherheit nicht sicher sind, empfiehlt es sich die Optionen durchzuprobieren. Der vorausgefüllte SMTP-Port wird in den meisten Fällen funktionieren, ansonsten müssten Sie die Angaben bei Ihrem Provider erfragen. Benutzername und Passwort sind die gewöhnlichen Log-In Daten. Wenn die Verbindung fehlerfrei getestet wurde, sollte nun alles bereit sein für den E-Mailversand. Es empfiehlt sich aber auf jeden Fall eine Probe E-Mail zu verschicken, um sicher zu gehen, das alles funktioniert. So haben Sie auch gleich die Gelegenheit, zu überprüfen, wie die E-Mails aussehen, die Sie an Kunden verschicken werden. Allerdings sollten hierbei Absender- und Empfänger-Adresse nicht ident sein, da das System diese Nachrichten nicht verschickt. 

Anforderungen für Mitarbeiter

Wenn Sie Unternehmen2go alleine nutzen, ist eine E-Mail Adresse eines Webanbieters völlig ausreichend (sofern die angesprochenen Einschränkungen nicht zutreffen). Sollten Sie allerdings Mitarbeiter haben, die auch E-Mail via Unternehmen2go versenden möchten, ist es notwendig eine E-Mail Adresse einer eigenen Domain zu verwenden. Ansonsten ist es nämlich nicht möglich E-Mail von unterschiedlichen Accounts zu verschicken. 

Wenn der Ausgangsserver mit Hilfe einer eigenen Domain konfiguriert wurde, können Ihre Mitarbeiter bequem über ihre jeweilige E-Mail Adresse Angebote und andere Nachrichten verschicken. Dafür ist es nur notwendig die entsprechende E-Mail Adresse im Benutzerkonto zu hinterlegen. Auch in diesem Fall empfiehlt es sich die Funktionalität zu überprüfen und eine Test E-Mail an eine nicht verknüpfte Adresse zu senden. 

Posteingangsserver konfigurieren

Falls Sie eine allgemeine E-Mail Adresse für Ihr Unternehmen haben, die häufig für Neukundenanfragen genutzt wird, weil es beispielsweise einen Verweis auf der Homepage gibt, ist es möglich diese Adresse für den Posteingangsserver zu konfigurieren. Unternehmen2go ruft dann regelmäßig die E-Mail Adresse ab und erstellt bei neuen Nachrichten eine Chance. Basierend auf der Kundenanfrage können Sie sogleich ein Angebot erstellen und verfolgen wie viele Ihrer Chancen Sie in Aufträge umwandeln konnten. Zusätzlich lassen sich Chancen nach Ihrem Ursprung klassifizieren. Dadurch wird ersichtlich welche Kanäle die meisten Kunden anlocken. 

Um den Posteingangsserver zu konfigurieren, wählen Sie den entsprechenden Link im Menü „Allgemeine Einstellungen“ und legen einen neuen Server an. Auch wenn die Eingabemaske etwas anders aussieht, sind die abgefragten Informationen sehr ähnlich. 

Den Namen können Sie wiederum frei wählen. Den Servernamen für Ihren IMAP-Server finden Sie möglicherweise hier. Nach der Eingabe Ihrer Log-In Daten drücken Sie „Testen & Bestätigen“. Bei einer Fehlermeldung überprüfen Sie Ihre Eingaben und probieren es nochmals. Ansonsten ist Ihr Posteingangsserver fertig konfiguriert und Ihre eingehenden E-Mails werden in Chancen verwandelt. 

Für den Posteingangsserver sollte keine Adresse verwendet werden, die für reguläre Kundenkommunikation verwendet wird, sondern ein extra Postfach, das für diesen Zweck eingerichtet wurde. Probieren Sie es am besten gleich aus und registrieren sich für Unternehmen2go:

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