Datenexport

Daten exportieren für die Archivierung

Magdalena Zimprich


Veröffentlicht am 01.12.2014

Obwohl Unternehmen2go die bereitgestellten Daten übersichtlich aufbereitet, gibt es doch immer wieder Gründe, warum man die Informationen auch extra noch einmal abspeichern möchte. Daher bietet Unternehmen2go verschiedene Exportfunktionen an. Die Daten können exportiert werden als

  • csv-Datei
  • Excel
  • PDF

Was für Daten können exportiert werden

Alle Daten, die Unternehmen2go in einer Tabelle darstellt, können auch exportiert werden. Von Kunden, Produkten, Angeboten über Rechnungen, Mitarbeiterliste und Urlaubsansprüche können alle Daten als Listen exportiert werden.

Wie exportiert man die Daten

1. Die gewünschten Daten in Unternehmen2go aufrufen.

Wenn man also die Produktdaten exportieren will, geht man zuerst im Menü auf „Verkauf“ und wählt dann in der Seitenleiste „Produkte“. Da die standardmäßige Ansicht bei Produkten die Kanban-Ansicht ist, also mit Symbolen, muss man manuell auf die die Listenansicht wechseln. Das entsprechende Symbol befindet sich rechts oben (siehe Screenshot 1).

2. Auswahl der Daten

Wenn man genau die Daten exportieren will, die in der Liste stehen, braucht man nur noch wählen, ob man eine Excel- oder PDF-Datei möchte und trifft dann rechts oben seine Wahl. (siehe Screenshot 2 rechts). Wenn man allerdings mehr Daten braucht, muss man anders vorgehen.

2.a. Genaue Auswahl der Daten

Wenn man alle Datensätze aus der Liste will, setzt man ein Häkchen in der obersten Box ganz links. Die Box ist in Screenshot 2 markiert. Wenn man jedoch nur einzelne Datensätze will, muss man diese eben einzeln anhaken.

Sobald das erste Häkchen gesetzt ist, erscheinen 3 Drop-Down Menüs oben in der Mitte des Bildschirms (siehe Screenshot 2 in der Mitte). Hinter dem Menü mit „Mehr“ versteckt sich die Exportfunktion.

3. Der Export

Im Screenshot 3 stehen dann wieder einige Dinge zur Auswahl. Die Grundeinstellung ist „Import-kompatibler Export“ und „CSV“ Datei. Das bedeutet, dass einem nur Datenfelder angeboten werden, die man danach theoretisch auch wieder in Unternehmen2go importieren könnte. Theoretisch deshalb, weil viele der Felder, die für den Export zur Verfügung stehen, in Unternehmen2go gar nicht angezeigt werden. Beispiele dafür sind Beschaffungsmethode oder Bruttogewicht. Im Export würde die Spalte also leer bleiben oder mit einem fixen Wert befüllt werden. Und importieren würde deshalb natürlich auch nichts bringen.

Wenn man die Option auf „Alle Daten exportieren“ setzt, bekommt man noch mehr Datensätze zur Auswahl. Mit Doppelklick kann man dann jene auswählen, die man tatsächlich exportieren möchte. Sie werden dann in die rechte Liste verschoben. Wenn man eine Liste zusammenstellt, die voraussichtlich regelmäßig exportiert werden soll, kann man die "Feldliste speichern" (siehe Screenshot 3) und muss das nächste Mal nicht wieder alles zusammenklicken. 

Sollte man nicht die vollständige Produktliste, sondern nur eine bestimmte Auswahl benötigen, muss auch das Häkchen bei „Nur Auswahl exportieren“ gesetzt werden. Ansonsten ignoriert das Programm die Einschränkung. Zusätzlich ist noch zu beachten, dass in der Standardeinstellung maximal 80 Datenzeilen (also in diesem Fall Produkte) gleichzeitig exportiert werden. Das ist darauf zurückzuführen, dass in der Tabellenansicht auch nur 80 Zeilen angezeigt werden. Wenn also eine größere Anzahl an Daten exportiert werden sollen, empfiehlt es sich die Anzeige anzupassen um Zeit zu sparen. In Screenshot 4 ist die Stelle markiert, die anzuklicken ist. Danach öffnet sich ein kleines Dropdown-Menü, wo sich bestimmen lässt, wie viele Datenzeilen stattdessen angezeigt werden können. 

Wenn man nicht die Produktdaten exportiert, sondern die Ausgangsrechnungen im Rahmen der Aufbewahrungspflicht fürs Finanzamt, empfiehlt es sich besonders auf das CSV Format zurückzugreifen Das Finanzamt lässt nämlich keine proprietären Dateiformate zu, also herstellerspezifische Formate, wie das bei Microsoft Excel nun mal der Fall ist. 

Diese Einschränkung ist darauf zurückzuführen, dass schließlich garantiert sein muss, dass man die Datei in sieben Jahren immer noch öffnen kann. Auch wenn die Wahrscheinlichkeit gering ist, könnte bei einer Excel-Datei Microsoft plötzlich beschließen, dass das alte Excel-Format .xls nicht mehr unterstützt wird. Dann hätte man sonst ein Problem. 

Screenshot 1: Produkte in der Kanban-Ansicht
Screenshot 2: Produkte in der Listenansicht
Screenshot 3: Export Wizard
Screenshot 4: Anzeige anpassen

Welche Daten genau für das Finanzamt aufgehoben werden müssen, bitte beim Steuerberater des Vertrauens nachfragen. :)

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