Berichtswesen

das eigene Dashboard konfigurieren

Magdalena Zimprich

Veröffentlicht am 6.10.2014

Ein unbeschriebenes Blatt

Wenn Sie gerade erst damit beginnen, mit Unternehmen2go zu arbeiten, dann gibt es natürlich auch noch keine Daten im Berichtswesen. Ohne Umsätze, keine Umsatzstatistiken usw. 

Um aussagekräftige Statistiken zu bekommen, ist es also wichtig, dass Sie auch alle geschäftsrelevanten Daten im Jahresverlauf eingeben. Nur dann können Sie auch wirklich beurteilen, welche Produkte sich besonders gut verkauft haben, oder welche Kunden besonders viele Aufträge gebracht haben. Das gleiche lässt sich auch über Chancen und Angebote sagen und selbst der Deckungsbeitrag pro Produkt wird errechnet sofern Sie neben den Verkaufspreisen auch die Kosten eingeben, die Ihnen entstehen. 

Sollten Sie Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen beschäftigen, bekommen Sie auch einen Überblick über Überstunden und ausstehenden Urlaubsanspruch. 

Aus dem großen Aufgebot an möglichen Statistiken gibt es wahrscheinlich ein paar Zahlen, die interessanter sind und ein paar Statistiken, die man sich nur selten ansehen mag. Daher gibt es die Möglichkeit die wichtigen Tabellen und Grafiken in das eigene Dashboard zu speichern, damit sie auf einen Blick zu erfassen sind. 

Das Meiste aus den Daten rausholen

Um dies zu tun, muss man zuerst die gewünschten Daten anzeigen lassen. Angenommen man möchte wissen, wie viel Umsatz man jedes Monat generiert hat, dann klickt man einfach auf "Umsatz pro Monat" und schon erscheint die Tabelle aus Screenshot 2. 

In der Suchzeile, die durch den Pfeil markiert ist, sieht man den angewendeten Filter und die gewählte Gruppierung:

  • Filter: Aktuelles Jahr/Abgerechnet
  • Gruppierung: Monat

Es werden also nur die Daten des heurigen Kalenderjahres angezeigt (aktuelles Jahr)  und in die Umsatzzahlen fließen nur jene Rechnungen hinein, die bereits genehmigt und gebucht wurden (abgerechnet). Die restlichen Daten werden sozusagen herausgefilter. Zusätzlich werden die Daten wie gewünscht nach Monaten gruppiert; es werden also die gebuchten Umsatzzahlen des heurigen Jahres auf die entsprechenden Monate aufgeteilt. Das Ergebnis sieht man in der 3. Spalte der Tabelle, dem Nettobetrag. Die mittlere Spalte der Tabelle gibt an, wie viele Stück in dieser Periode verkauft wurden. So kann sich die Anzahl 8 aus 07/2014 beispielsweise aus 5 Stück von Produkt X und 3 Stück von Produkt Y zusammensetzen. Wenn man diese genaue Aufschlüsselung wissen möchte, kann man in der Suchzeile noch "Produkt" eingeben und somit sind die zusätzlichen Informationen auslesbar. 

Zahlen oder Balken

Wenn man statt der Tabelle lieber eine Grafik hätte, klickt man einfach auf das Tortendiagramm-Symbol, das in Screenshot 2 markiert ist und schon bekommt man die Grafik aus Screenshot 3. 

Im Balkendiagramm lässt sich auf den ersten Blick erkennen, dass der Monat August der umsatzstärkste war. Wenn man lieber eine andere grafische Aufbereitung hätte, kann man über den Pfeil unter dem Tortendiagramm-Symbol umstellen auf:

  • Tortendiagramm
  • Zeilen
  • Bereiche
  • Radar

Am besten selbst gleich mal testen, wie genau das dann ausschaut.

Zusätzliche Informationen

Es wurde ja bereits angesprochen, wie man erfahren kann, mit welchen Produkten die Umsätze erzielt wurden. Es ist allerdings auch möglich andere zusätzliche Gruppierungen einzufügen. Zum Beispiel, welche Kunden wie stark zum Umsatz beigetragen haben. 

In Screenshot 4 wird angezeigt, dass man "Kunde" in die Suchzeile hineinschreiben kann. Alternativ kann man auch das Dropdown-Symbol auswählen und die gewünschte Kategorie anhaken. Dann sieht man auch gleich welche Gruppierungen möglich sind. 

Wenn man sich aber fürs Eintippen entscheidet, hat man die Wahl ob man nur die Umsätze eines bestimmten Kunden angezeigt haben möchte, oder ob man nach Kunden gruppieren will. Normalerweise müsste man den Namen des Kunden in die Suchzeile eingeben, um nur diese Daten zu sehen, in unserem Beispiel heißen die Kunden aber eben alle "Kunde..". 

In Screenshot 5 sieht man das gestapelte Balkendiagramm, wo nun innerhalb der Monatsbalken die Kunden farblich differenziert werden. Das ist natürlich nur dann praktikabel, wenn man eine übersichtliche Anzahl an Kunden hat oder zumindest wenige Großkunden, über deren Umsätze man sich einen Überblick verschaffen möchte. 

Ins Dashboard kopieren

Screenshot 1: das leere Dashboard
Screenshot 2: Tabelle - Umsatz pro Monat
Screenshot 3: Grafik  - Umsatz pro Monat
Screenshot 4: zusätzliche Gruppierung auswählen

Wenn man entscheidet, dass die angezeigte Grafik wichtig ist (und das Gleiche gilt natürlich auch für Tabellen) und im Dashboard angezeigt werden soll, wählt man den markierten Pfeil in Screenshot 5. Dann öffnet sich die angezeigte Übersicht. Wenn man "Zum Dashboard hinzufügen" anklickt, klappt sich die Eingabemaske auf und man kann seiner Grafik einen nachvollziehbaren Namen geben, wie in diesem Fall "Umsatz Kunde/Monat". Durch "Hinzufügen" wird das Ganze gespeichert und wenn man das nächste Mal das Berichtswesen anwählt, wird einem die Grafik wie in Screenshot 6 automatisch angezeigt. Natürlich immer mit den aktuellen Daten.

Ins Dashboard können aber nicht nur Tabellen und Grafiken aus dem Berichtswesen kopiert werden sondern auch alle anderen Daten. So könnte man zum Beispiel die Mahnungsübersicht ins Dashboard kopieren, damit man die nötigen Informationen an einer Stelle gesammelt hat und sieht wie viel des Umsatzes eigentlich noch ausständig ist. Um dies zu tun muss man wiederum wie oben beschrieben die entsprechende Ansicht aufrufen, also über das Menü Finanzen zum Unterpunkt Mahnungen. Dort angekommen drücken Sie den kleinen Pfeil rechts oben in der Suchzeile und gehen zu "Zum Dashboard hinzufügen" (siehe auch Screenshot 5) und benennen die Tabelle bevor Sie "Hinzufügendrücken. Und schon haben Sie auch die Tabelle mit den ausstehenden Zahlungen in Ihrem Dashboard. Die Reihenfolge der Datenblöcke können Sie mittels Drag and Drop problemlos anpassen. 

Also gleich in die eigene Datenbank einloggen und durchklicken, oder als Neukunde für die unverbindliche 14-tägige Testphase anmelden und ausprobieren. 

Screenshot 5: Grafik ins Dashboard einfügen
Screenshot 6: das neue Dashboard

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